Total Cost of Ownership (TCO) este un indicator esențial în industria IT, folosit pentru a determina costul real al unui sistem pe durata sa de viață. TCO oferă o imagine clară asupra costurilor financiare asociate cu utilizarea și întreținerea echipamentelor, precum imprimante, copiatoare și scanere. Acest indicator este crucial pentru evaluarea costului pe copie al unui dispozitiv de imprimare/copiere.
Obținerea și Interpretarea TCO
Calcularea TCO implică adesea colectarea unor date detaliate și poate fi realizată cu dificultate fără o analiză detaliată efectuată de către departamentul financiar sau managementul firmei. În practică, analizând echipamentele pe care le utilizați în prezent, specialiștii IHTS vă pot prezenta un raport complet privind costurile totale asociate cu parcul dvs. de echipamente.
Analiza TCO se efectuează pentru următoarele componente:
1. Monitorizarea și Controlul Costului pe Copie
- Evaluarea costului efectiv al imprimării per copie.
2. Eliminarea Echipamentelor Ineficiente
- Identificarea și eliminarea echipamentelor defecte sau costisitoare.
3. Relocarea și Instalarea Echipamentelor
- Mutarea echipamentelor între sedii și instalarea lor eficientă în rețea.
4. Optimizarea Spațiului de Birou
- Economisirea spațiului și organizarea mai bună a documentelor fizice.
5. Menținerea Calității Printurilor
- Asigurarea calității printurilor pentru o bună vizibilitate și interpretare a datelor financiare.
6. Arhivarea Electronică a Documentelor
- Propunerea unei soluții pentru arhivarea și backup-ul documentelor în format electronic.
Costurile Asociate cu Exploatarea Echipamentelor:
1. Costuri de Operare
- Consum electric.
- Timp de imprimare și încălzire.
- Timpul necesar pentru diverse operațiuni (colectarea joburilor, alimentarea cu hârtie, deblocarea documentelor).
2. Costuri de Tipărire pe Pagină
- Consumabile (cartușe, hârtie).
3. Costuri de Întreținere
- Piese de schimb, manoperă de service.
4. Costuri Administrative
- Costuri asociate comenzilor telefonice, numărului de ordine de plată pentru furnizori multipli.
5. Costuri de Service și Mentenanță
- Contracte de mentenanță.
- Timp de intervenție și reparații.
6. Consumul de Energie
- În diverse moduri de funcționare (warm-up, lucru, idle, sleep, re-awake).
- Contorizarea orelor de funcționare și timpul de așteptare.
7. Costuri pentru Consumabile
- Costul pentru fiecare cartuș.
- Durata de viață a consumabilelor (kit-uri, developere, cilindri, pinioane etc.).
Statistici privind Reducerea Costurilor:
Implementarea unei strategii eficiente de management TCO poate duce la economii semnificative. Studiile arată că prin optimizarea parcului de echipamente și monitorizarea atentă a costurilor, companiile pot reduce costurile totale cu până la 30-40% pe termen lung.
Concluzie:
Analiza TCO este esențială pentru managementul eficient al costurilor legate de echipamentele de imprimare și copiere. Prin monitorizarea atentă și optimizarea componentelor menționate, companiile pot reduce costurile totale și îmbunătăți eficiența operațională. Alegerea a doar câteva modele standardizate de echipamente poate duce la economii semnificative și la o gestionare mai simplă și eficientă a parcului de echipamente.
